ppdi pour Project Preservation Description Information rassemble les informations descriptives de pérennisation qui sont à consigner lors de la mise en place d'un projet d'archives au CINES titre du document : informations de pérennisation relatives au projet d'archives xxxx Informations de pérennisation relatives au projet d'archives des thèses Informations de description du contexte du projet d'archives au CINES Présentation du fonds à archiver On entend par fonds, un ensemble de documents à archiver dont le regroupement a un sens intellectuel. On peut également parler de corpus. Intitulé du fonds. Présentation du contenu du fonds. Langue, alphabet ou système de symboles et abréviations utilisés dans le fonds. Description de la structure du fonds (plan de classement). Cela peut être une référence à un document joint présentant le plan de classement du fonds. Informations permettant de caractériser la volumétrie du fonds (nombre et taille des objets), et l'accroissement prévu. Informations sur les opérations (tri, élimination, conservation défintitive) à effectuer sur le fonds une fois les limites de sa durée de conservation atteinte. Dans le cas de copies numérisées à partir d'originaux existants sur tout autre type de support physique (papier, analogique,...), informations sur ces originaux et leur(s) lieu(x) de conservation. Informations sur la communauté d'utilisateurs susceptible de comprendre ces documents (base de connaissance minimale...). Bibliographie ou sources complémentaires associées au fonds. Cela peut être une référence à un ou plusieurs documents joints. Dans le cas où il y a plusieurs fonds et plusieurs producteurs, faire le lien ici entre le ou les producteur(s) de chaque fonds. Notes diverses sur le fonds. Présentation du producteur du fonds Le producteur est l'entité (organisme(s), personne ou groupe de personnes) responsable de la création du fonds. Dans le cas de documents numérisés, il faut comprendre par producteur, le producteur du fonds original et non le responsable de la numérisation. Dans tous les cas, si le producteur est le service versant, ne pas remplir cette partie. S'il existe une multitude de producteurs qui ne sont pas clairement identifiables, ne pas remplir cette partie et renseigner dans le détail, le circuit de production et de collecte. Nom du producteur du fonds. Cette information doit permettre d’identifier de manière unique le producteur et de définir un point d’accès standardisé (ex. : n° d’immatriculation des collectivités). Dates d'existence du producteur, au format ISO 8601. Historique du producteur : ses fonctions et activités, ses attributions, son organisation interne, sa couverture géographique, son statut juridique,... Notes diverses sur le producteur. Présentation du service versant responsable du versement ou du dépôt du fonds dans le système d'archivage électronique du CINES. Nom du service versant. Cette information doit permettre d’identifier de manière unique le service versant et de définir un point d’accès standardisé (ex. : n° d’immatriculation des collectivités). Dates d'existence du service versant, au format ISO 8601. Historique du service versant : ses fonctions et activités, ses attributions, son organisation interne, sa couverture géographique, son statut juridique,... Type de relation (nature, date et description) qu’il y a entre le(s) producteur(s) et le(s) service(s) versant(s). Préciser ici si le producteur est aussi le service versant, ou s’il y a une multitude de producteurs non identifiables. Exclure les éléments incombant au circuit de production et de collecte des documents. Notes diverses sur le service versant. Présentation du circuit de production et de collecte des documents avant leur archivage au CINES. Description du circuit de production (historique de la constitution du fonds : de quelle manière les documents ont-ils été créés par le(s) producteur(s) ?) et de collecte (méthodes et moyens d’acquisition du fonds : de quelle manière les documents ont-ils été recueillis par le(s) service(s) versant(s) ? si documents numérisés, pourquoi ont-ils été numérisés ?) des documents. S’il existe plusieurs circuits, il convient de répéter le champ et de préciser dans le corps du texte, quel est le fonds, le producteur et/ou le service versant concernés. Dans certains cas, il ne sera possible de présenter que le circuit de production ou celui de collecte. Description technique de la chaîne de numérisation dans le cas de la dématérialisation de documents physiques (paramètres de numérisation : résolution, couleur-noir et blanc-niveaux de gris, correction des tâches,...). Cela peut être une référence à un ou plusieurs documents joints. Présentation du contexte d'archivage des documents au CINES. Préciser s'il s'agit d'archivage patrimonial ou de tiers archivage. Date de lancement du projet d'archives (=passage en production), au format ISO 8601. Si l'archivage fait suite à un texte règlementaire, indiquer la référence du texte et le présenter brièvement. Préciser quel est le type de conservation (conservation sur le long terme, pas de contrôle de format à l’entrée, train de bits seulement, etc.) qui est assurée dans le cadre du projet d’archives. Actuellement, seule une conservation sur le long terme (intégrité, lisibilité, pérennité, disponibilité et accessibilité des données) est prévue. S’il existe des classes de service différentes, il convient de répéter le champ et de préciser dans le corps du texte, quel est le fonds ou la partie du fonds concernés. Liste des informations essentielles (fond, forme, etc.) à préserver dans les archives, notamment dans le cas d’une migration de formats. Exemple : une lettre manuscrite numérisée pour laquelle l’information essentielle à préserver serait la suite de caractères typographiques formant des mots et des phrases, plutôt que la représentation sous forme d’image de cette lettre. Conditions d’accès au fonds : date de communicabilité du fonds, accès restreint ou libre, etc. S’il existe des conditions d’accès différentes, il convient de répéter le champ et de préciser dans le corps du texte, quel est le fonds ou la partie du fonds concernés. Restrictions relatives à la reproduction des documents (droits d’auteur, fichiers protégés, etc.). S’il existe des conditions de reproduction différentes, il convient de répéter le champ et de préciser dans le corps du texte, quel est le fonds ou la partie du fonds concernés. Présentation des caractéristiques du projet d'archives. Description générale de la composition des objets archivés. Décrire la structure documentaire générale des objets archivés (ex. : 1 AIP = 1 ouvrage ; 1 AIP = différents tomes d'un ouvrage, ...) ; arborescence des répertoires et leur contenu. Description générale des fichiers de métadonnées accompagnant les objets archivés ou du contenu de « OtherMetadata » dans le cadre de l’archivage au format SEDA. : Présenter le(s) fichier(s) de métadonnées métier ou le contenu de « OtherMetadata » qui qualifie(nt) dans le détail le document archivé, un fichier ou groupe de fichiers qui le composent. Indiquer la position du répertoire / fichier / bloc « OtherMetadata » qui contient les métadonnées métier. Dans les deux premiers cas (répertoire ou fichier), il s’agira d’un chemin relatif. Dans le cas de l’archivage au format SEDA, il s’agit d’indiquer à quel bloc Archive ou ArchiveObject appartient le bloc « OtherMetadata » en question. Description de la manière dont le service versant remplit les champs du fichier sip.xml. Les définitions de ces champs sont données dans le schéma sip.xsd. Cet élément ne doit pas être utilisé dans le cadre d'un archivage au format SEDA. Chaine de caractères de type xsd:string et de longueur non nulle.