Apports de l’approche processus par rapport aux référentiels normatifs existants

Comment le CINES a-t-il intégré les notions de l’ISO 9001 dans son approche processus ?

isoConformément à la norme ISO 9001, une documentation spécifique pour chaque processus a été établie. Elle comprend les caractéristiques du processus récapitulées dans une fiche d’identification, la description du déroulement des activités qui le composent (sous forme de logigramme) et la fonction des acteurs qui les réalisent. De plus, chaque processus est piloté par un membre de l’équipe d’archivage PAC.

Le CINES va au-delà des exigences de l’ISO 9001 : il ne se limite pas à la liste des processus identifiés. En effet, un ensemble de représentations graphiques sous forme de cartographies a été créé, au travers d’une approche descendante (« du global vers le local« ) afin de mieux appréhender les liens entre les différents processus. La représentation graphique du système de processus (ou « réseau de processus ») permet au CINES de disposer d’une réelle base de lecture de son système de processus.

Conformément aux exigences de la norme internationale ISO 9001, le CINES a défini le périmètre de chaque processus et les activités qui le composent en tenant compte des critères suivants :

  • transversalité, dépassement des limites d’une fonction ou d’une activité ;
  • simplicité, nombre maîtrisable d’interactions avec d’autres processus et d’activités corrélées au sein du processus ;
  • complétude du réseau de processus ;
  • cohérence des interactions ;
  • lisibilité pour les parties intéressées internes et externes du processus.

De plus, l’exigence de classement des processus selon des grandes familles a été suivie :

  • les processus de réalisation (en bleu sur la cartographie générale) contribuent directement à la réalisation du service d’archivage ;
  • les processus de mesure et de soutien (en vert sur la cartographie générale) sont indispensables au fonctionnement et au contrôle de l’ensemble des processus. Ils fournissent notamment les ressources nécessaires (humaines, financières, installations, matériel, traitement de l’information…) pour un fonctionnement optimum du service d’archivage ;
  • et les processus de pilotage (ou de management de l’activité d’archivage) (en rouge sur la cartographie générale) qui comprennent la détermination de la politique, le déploiement des objectifs dans l’organisme, l’allocation et l’évaluation des ressources…Ils assurent la cohérence des processus de réalisation et de support incluant la mesure et la surveillance du système de processus ainsi que l’exploitation des résultats en vue de l’amélioration des performances.Les processus sont un moyen de mettre en œuvre un système d’évaluation de la qualité du service d’archivage du CINES qui soit plus transverse et « orienté client » que celui obtenu au moyen d’un découpage fonctionnel.

Quel est le lien entre l’approche processus et le modèle OAIS (norme ISO 14 721) ?

OAIS_General-2Le modèle OAIS présente l’activité d’archivage de manière verticale avec un découpage en 6 entités fonctionnelles principales (« entrées », « stockage », « gestion des données », « administration », « accès » et « planification de la pérennisation ») qui regroupe chacune des fonctions. Le CINES apporte une nuance par rapport à l’OAIS en distinguant le « producteur » de l’archive (exemple : étudiant qui réalise une thèse) du « service versant » qui l’envoie au service d’archives (exemple : l’agence des bibliothèques de l’enseignement supérieur qui collecte toutes les thèses avant envoi au CINES).

 

OAIS_-_Processus_sans_liens_couleur-2Chacune des fonctions déterminées est constituée d’un ensemble d’activités.

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OAIS_-_Processus_couleur-2

Les processus identifiés dans le service PAC récupèrent différentes activités et les lient entre elles : un lien est donc constitué entre des éléments appartenant à différentes fonctions de l’OAIS.

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Processus_d_acces_exemple-2-2

 Compte-tenu du métamodèle (i.e. du modèle de langage de description des cartographies) créé par le CINES, on obtient une cartographie du processus d’accès de ce type :

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« Cartographie » versus « modélisation » : le CINES et son positionnement spécifique…

Dans le domaine de la formalisation des processus, on identifie deux grands types de projets : les projets de cartographie et ceux de modélisation.

La cartographie des processus est essentiellement réalisée à des fins de documentation. Toutefois, contrairement à la modélisation, elle ne garantit pas l’unicité des objets : aucune base de données relationnelles n’existe pour garantir que la modification d’un objet dans une cartographie donnée est reportée dans toutes les autres cartographies où il est représenté. Il est difficile voire impossible, selon les experts, de faire des analyses poussées à partir de simples cartographies. Au mieux, l’ajout d’une description de chaque objet cartographié permet d’initier une démarche qualité (de type ISO 9001). C’est pour cette raison que de nombreux comités de réflexion sur la formalisation par les processus (tels qu’ITIL France) déconseillent l’utilisation d’outils de cartographie.

La modélisation va plus loin : grâce à l’utilisation d’une base de données sous-jacente, l’unicité des objets représentés est assuréeL’analyse poussée et/ou l’automatisation des processus (ou workflows) sont ainsi rendues possibles.

Le CINES ne dispose ni d’outils de Business Process Analysis (ou BPA) qui permettent uniquement de représenter des processus (output de ces applications : schémas, logigrammes, tableaux présentant une sélection des attributs de chaque objet formalisé…), ni de « moteurs de workflow » qui exécutent les processus métier. En conséquence, le travail réalisé ne peut donc pas être de la modélisation au sens strict du terme.

Néanmoins les représentations sont réalisées avec un outil de cartographie et une base de données relationnelle séparée. Un contrôle manuel permet de garantir l’unicité des objets et la cohérence de l’ensemble du système de processus.

Ce contrôle d’unicité des objets n’étant actuellement pas automatique, le travail réalisé au CINES dans le cadre de la formalisation des processus métier du service PAC ne peut totalement être qualifié comme étant de la modélisation. En conséquence, le choix terminologique de « cartographie » a été adopté afin de distinguer le travail effectué dans le cadre de ce projet de celui qui serait réalisé dans le cadre d’un éventuel passage au Business Process Analysis.

Dernière modification le : 5 janvier 2014