Généralités

Qu’est-ce qu’un processus ?

Un processus est, au sens de la norme ISO 9001, un enchaînement d’activités qui, grâce à l’utilisation de ressources, transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie.

Qu’est-ce que l’approche processus ?

L’approche processus est un des outils de management utilisés au sein du service d’archivage PAC du CINES. Conformément à la norme ISO 9001, il permet d’appréhender le fonctionnement de l’organisation au travers de la notion de processus en mettant en lumière les interactions entre différents « objets ». Cette approche est un moyen de piloter un organisme tel que le service d’archivage PAC à tous les niveaux et d’ orienter l’ensemble des acteurs sur les résultats de leurs activités au regard des attentes de leurs services versants.

Quels sont les types d’objets décrits ?

Ces objets sont de trois natures possibles.

Les activités

Une activité (le plus petit objet formalisé – représenté en noir) est un enchaînement d’opérations simples (ou tâches) ; 

Par exemple, « Notifier aux comités de liaison un changement dans la liste des formats archivables » est une activité qui est composée des opérations suivantes :

  •  informer les comités de liaison de la modification de la liste des formats archivables ;
  • modifier l’annexe 3 de toutes les conventions signées ;
  • et publier l’information sur le site Internet du CINES.

Les sous-processus

Les sous-processus (l’objet de taille intermédiaire – représenté en bleu)  sont des enchaînements d’activités. Par exemple, la « Gestion du cycle de vie de la liste des formats » (i.e. les scénarii de passage d’une des 5 listes de formats gérées par l’expert formats à une autre) est un sous-processus ;

Les processus

Les processus (l’objet de plus grosse taille – représenté en rouge) : les processus regroupent des sous-processus qui ont un lien sémantique. Par exemple, l’ »expertise formats » est un processus qui regroupe les sous-processus de « gestion du cycle de vie de la liste des formats » et de « veille sur les formats ».

Pour résumer cette première approche (un peu simpliste…), on peut dire que les processus sont composés de sous-processus qui sont eux-mêmes composés d’activités.

Quel est l’intérêt d’une approche processus ?

L’approche processus est un moyen d’améliorer les performances et la qualité de service sans remettre en cause complètement les pratiques de l’organisme. Une telle démarche permet, en effet, de :

  • mieux répondre aux besoins et aux attentes des clients du service d’archives du CINES et des autres parties intéressées ;
  • de développer la communication tant à l’intérieur de l’organisation (meilleure implication des membres de l’équipe, compréhension et prise en compte des contraintes de chacun…) que vis-à-vis de l’ensemble de ses partenaires (communication externe) ;
  • de déployer de manière structurée la stratégie et les objectifs généraux  ;
  • mais aussi d’ améliorer en permanence la qualité du service proposé (auto-évaluation et traçabilité des évolutions du système d’information facilitées).

De plus, l’ensemble de la documentation produite par la formalisation des processus métier est le socle du reste de la documentation du service d’archives puisqu’elle décrit son contexte de production. En conséquence, le système de processus, ou « réseau de processus », constitue la colonne vertébrale de la documentation du service d’archivage.

D’autres définitions…

Cartographie : Représentation graphique des processus. La cartographie des processus à la particularité de mettre en évidence les différents processus les uns par rapport aux autres.

  • Cartographie générale des processus : Représentation graphique de l’ensemble des processus et des flux qui existent entre eux.
  • Cartographie macro d’un processus  : Représentation graphique d’un processus et de ses sous-processus, ainsi que des autres processus et/ou sous-processus avec lesquels il communique.
  • Cartographie détaillée d’un processus  : Représentation graphique d’un processus, de ses sous-processus et activités, ainsi que des autres objets avec lesquels il communique.
Dernière modification le : 5 janvier 2014